Helm kwijt in Aalst

Op zondag 2 oktober 2022 zette Jan De Nul voor de Open Bedrijvendag de poort open van alles wat achter het kantoor in Aalst ligt: magazijnen, ateliers, garages en een bouwwerf. Het bedrijf dat mee het Panamakanaal verbreedde, had die dag één probleem. Jan was zoek.

Jan is de mascotte. Een witte veiligheidshelm met armen, benen en, als hij op speurtocht is, een snor. Hij had zich ergens op de site verstopt, en 7.500 bezoekers gingen hem zoeken. Met hun gsm, en met wat wij bouwden: de inschrijving thuis, de QR-code aan de poort en de speurtocht onderweg.

Een open bedrijvendag is gratis, maar een werkplaats is geen festivalweide. Een parcours van een kilometer tussen draaibanken en rolbruggen verdraagt geen 7.500 mensen tegelijk. Dus schreef je vooraf in, per tijdslot: acht slots van 9 tot 17 uur, elk met een plafond. Vol is vol. Een volgeboekt uur verdween gewoon uit de keuzelijst. Geen wachtlijst, geen “helaas”-mail, geen discussie aan de poort.

Het formulier vroeg wat de organisatie echt nodig had, en niet meer: met hoeveel je komt (vanaf twaalf jaar en kinderen apart), hoe je komt (de parkeerwachters wilden het weten), in welke taal en waarom. De nieuwsbrief was een vinkje dat je zelf moest aanzetten. Zo hoort dat.

Na het inschrijven kreeg je een bevestigingsmail met de praktische info en een persoonlijke QR-code. Afdrukken mocht, tonen op je gsm ook.

Aan de poort scande een medewerker die code met de browser van een gewone gsm. Geen scannerapp, geen apart toestel, geen kabel. Het scherm toonde meteen wie er stond en met hoeveel. En omdat een gezin zelden met exact het aantal komt dat het drie weken eerder invulde, paste de medewerker de aantallen ter plekke aan. Wie zonder inschrijving opdaagde, werd via een aparte knop toch geteld. Die knop heette in onze code “Free Willy”. Developers, hè.

Achteraf kreeg Jan De Nul alles in een Excel: aantallen per tijdslot, vervoer, taal en reden van bezoek. Handig voor de evaluatie, en voor wie er ooit nog eentje organiseert.

Binnen begon de speurtocht. Ook hier: geen app om te downloaden. Niemand installeert een app voor één zondagnamiddag, en niemand wil dat aan de poort staan uitleggen. Scan de grote QR-code aan de start en je gsm wordt je gids.

Jan stelt zich voor, legt uit dat hij zich verstopt heeft en toont het plannetje met alle plekken waar hij zou kunnen zitten. Dan een opwarmvraagje: hoeveel auto’s heeft Jan De Nul voor zijn medewerkers? 115, 275 of 900? De tip stond erbij: soms vind je het antwoord in de ruimte waar je staat. Je stond in de garage van de bedrijfswagens. Het is 900.

Het parcours liep van de kleine garage langs de magazijnen, receptie goederen, het lasatelier, de draaierij, de ververij en de grote garage, over de bouwwerf van het nieuwe kantoor tot in de schrijnwerkerij. In elke ruimte hing een QR-code. Scannen opende de juiste reeks schermen, en het plannetje toonde waar je stond.

Elke stop is een handvol schermen om door te swipen. Wat gebeurt hier? Een paar weetjes met grote cijfers, zoals de 6.000 transporten die Jan De Nul elk jaar organiseert. Een vraag of een opdracht: hoeveel dozen passen er in een trailer, of maak een selfie met je lievelingsmachine. En telkens eindigt het met Jan die alweer verder wandelt: “Jammer! Hier heb ik me niet verstopt.”

Het sterkste stuk zat in de verhalen. Wat in Aalst gelast, gedraaid en geverfd wordt, vertrekt naar werven en schepen over de hele wereld. Dus kregen vijf stops een sterproject mee: een windmolenpark voor de kust van Taiwan, de nieuwe sluizen van het Panamakanaal, een golfbreker onder water in Benin, een stroomkabel naar Kreta die dieper ligt dan ooit iemand er een legde, en het windmolenpark Northwester 2 voor Oostende.

Een rek vol reserveonderdelen wordt plots een stuk spannender als je weet dat het in Panama eindigt.

In de schrijnwerkerij zat het erop. Jan gevonden, proficiat, en nu de bonnetjes inruilen voor een drankje, een gezonde snack en een verrassing. Wie nog batterij had, ging langs de fotobooth.

Jan De Nul leverde de verhalen, de weetjes en de vragen. Wij bouwden de rest: de inschrijvingssite, de mails, de check-in, de speurtocht en een beheer waarin alle teksten, vragen, antwoorden en foto’s zonder programmeur aan te passen waren. Want een evenement-app leeft maar één dag, en de laatste tekstwijziging komt altijd de avond ervoor.

Een gsm als gids op locatie maakten we ook voor Testerep, fietsend door een verdwenen eiland. En inschrijven met aantallen, een wachtlijst en exports zit ook in de tool van ImmoGolf.