Sneller weg dan de paarden

Waregem Koerse valt op de dinsdag na de laatste zondag van augustus. Al sinds 1847. Paarden, hoedjes, de Gaverbeek-sprong en tienduizenden mensen die een namiddag lang doen alsof ze verstand hebben van steeplechase.

In 2020 ging de koers niet door, voor het eerst sinds de Tweede Wereldoorlog. De 173ste editie, op dinsdag 31 augustus 2021, moest dus meteen goed zitten: covidproof, met uiteindelijk meer dan 30.000 toeschouwers. En met een vip-verkoop die wij online mochten zetten.

Een vip-plek reserveren was lang een ambacht. Je las het reservatieformulier, belde een nummer of mailde je keuze door, en onderaan de site stond voor de zekerheid nog een faxnummer. Het werkte. Zoals een fax werkt.

Wij vervingen dat door één link. Daarachter zit alles: een bestelformulier, online betalen, een factuur en, als het moet, een creditnota. Op één plek, voor de klant én voor de organisatie.

Vip op Waregem Koerse is geen ticket, het is een plek. Je koos tussen de Hippo Loggia aan de Ierse berm en de guesttent Gaverbeek, pal tegenover de bekendste sprong van het land. Loges en vip-tafels, elk met een eigen prijs en een beperkt aantal.

In het bestelformulier zie je meteen wat er nog is. Nog twee loges? Dan staat dat er. Uitverkocht? Dan kun je het niet meer kiezen, en hoeft niemand je achteraf te bellen met slecht nieuws. Bedrijven vullen hun btw-nummer en facturatiegegevens meteen in, zodat de factuur in één keer klopt.

Bestellen en betalen gebeurt in één beweging, online. Zo blijft er geen loge drie weken “onder voorbehoud” hangen tot iemand zijn boekhouder heeft gebeld. Wie betaalt, krijgt meteen zijn bevestiging.

Elke bestelling krijgt ook een persoonlijke code. Die staat op de bevestiging, op de factuur en in het beheer, zodat klant en organisatie altijd over dezelfde bestelling praten. Ook als er twaalf loges op naam van één zaakvoerder staan.

Na betaling maakt het systeem de factuur: juiste nummering, btw, bedrijfsgegevens en de persoonlijke code erop. Als pdf in de mailbox van de klant en in het beheer van de organisatie. Niemand die nog facturen overtypt uit een mailtje.

En omdat plannen veranderen (zeker in 2021), maakt de organisatie vanuit het beheer een creditnota, netjes gekoppeld aan de oorspronkelijke factuur. Een tafel kleiner, een loge geannuleerd: het staat in de cijfers zoals het hoort, niet op een post-it.

Het resultaat: voor een kwart miljoen euro aan vip-tickets, uitverkocht in minder dan een maand. In de Grote Steeple Chase van Vlaanderen liep Gino Des Dunes dat jaar van start tot finish aan de leiding. Onze vip-verkoop deed hetzelfde, alleen zonder hindernissen.

Online inschrijven en bestellen voor een evenement bouwden we ook voor de Open Bedrijvendag van Jan De Nul en voor ImmoGolf. En facturatie die zichzelf regelt, zit ook achter de site van Mattias Desmet.