Chemie is ingewikkeld, het beheer niet

ARCHE staat voor Assessing Risks of CHEmicals, en dat is precies wat ze doen. Wie in Europa een chemische stof, een biocide, een gewasbeschermingsmiddel of een meststof op de markt wil brengen, botst op een muur van regelgeving: REACH, CLP, de biocidenverordening, PFAS-dossiers, hormoonverstoring, de drinkwaterrichtlijn. ARCHE Consulting rekent, toetst en schrijft de dossiers die zo’n product door die muur krijgen.

Het bureau ontstond in 2009, met wortels in EURAS, een spin-off van de UGent uit 1996. Vandaag werken er meer dan veertig experts, verdeeld over Gent (Wondelgem) en Leuven. Toxicologen, risicobeoordelaars, modelbouwers. Mensen die een rekenblad over metalen in de bodem lezen zoals anderen de krant lezen.

In 2022 tekenden we hun nieuwe website uit en bouwden we ze, begin 2023 ging ze live. Ze draait op Kirby, in het Engels en het Nederlands, en verving de oude WordPress-site.

Dit is geen site van vijf pagina’s. Er staan veertien diensten op, elk met een eigen pagina-opbouw, de juiste collega’s als contactpersoon (aangeduid uit de teamlijst), klantenreacties en brochures. Er staan ruim negentig nieuwsberichten en events op, van januari 2022 tot vandaag. Er staan veertig teamleden op, elk met een detailpagina. En daarnaast nog vacatures, trainingen, kantoren, partners, een zoekfunctie en een beheerbare cookiemelding.

Alles in twee talen. Alles aanpasbaar in het panel, zonder ons. De publicatielijst is het enige buitenbeentje: meer dan tweehonderd wetenschappelijke publicaties, filterbaar op auteur, jaar en trefwoord, komen rechtstreeks uit een databanktabel en verschijnen als virtuele pagina’s. Anders stonden er tweehonderd mapjes op de server.

Het mooiste stuk van de site is de toolbox: achttien wetenschappelijke tools die ARCHE zelf ontwikkelde of mee ontwikkelde, van MERAG 2016 over MECLAS en BIO-MET tot QSARCHE, de SPERCs-tool en een rekenblad voor drempelwaarden van metalen in de bodem. De bezoeker filtert op drie categorieën: onderzoek en regelgevende ondersteuning, blootstelling, effecten.

Sommige van die tools zijn vrij te downloaden. Andere niet — en daar begint het interessante werk.

De DU Scaling Tool voor metalen is een Excel-rekenblad dat enkel bedoeld is voor leden van Eurometaux, voor bedrijven die data leverden en voor hun afnemers. Dat zet je dus niet zomaar online. Op zo’n toolpagina staat een knop Request download permission: naam, bedrijf, adres, e-mail, akkoord met de disclaimer. Verzenden.

Wat er dan gebeurt: de aanvraag komt in een tabel terecht en er vertrekt een mail naar de medewerkers van ARCHE, met alle gegevens en één knop. Vindt een van hen de aanvraag in orde, dan klikt die op Activate document here. De aanvrager krijgt een mail met een persoonlijke link. Klikt die op de link, dan wordt het bestand gestreamd en zet de code in diezelfde beweging de aanvraag op inactief.

Met andere woorden: de link werkt exact één keer. Wie hem doorstuurt naar een collega, stuurt een dood adres door. Mission Impossible, maar dan voor rekenbladen over zink.

De bestanden zelf staan niet in de website, maar in een map buiten de webroot, waar geen enkele URL bij kan. ARCHE zet ze er zelf in met een uploader in het panel en koppelt ze aan de juiste tool- of dienstpagina. De onderwerpregel van de mail, de tekst, het opschrift van de knop, de boodschap als de link vervallen is: allemaal velden in het panel.

ARCHE organiseert symposia, webinars en trainingen, en daar horen formulieren bij. Eén formulier bouwen is een middag werk; elk jaar opnieuw een formulier bouwen is een abonnement. Dus maakten we een sjabloon waarmee ze zelf een nieuw evaluatieformulier aanmaken: ze vullen de lijst met presentaties in, zetten er blokken boven met de pagina-opbouw, zetten er blokken onder die pas verschijnen ná het verzenden, en de antwoorden komen er als Excel-bestand weer uit.

Dat laatste blok is een vondst van hen: wie de evaluatie van het BPR Symposium invult, krijgt meteen alle presentaties als zip te zien. Een bedankje dat mensen effectief doet klikken.

Daarnaast staat er een echte inschrijvingsmodule op de site. Voor het veertiende BPR Symposium (3 maart 2026, Sheraton Brussels Airport) vult de deelnemer zijn gegevens in, plus facturatieadres, btw-nummer en of hij vegetarisch eet. De voorwaarden — 580 euro exclusief btw, 480 in early bird, annulatieregeling — beheert ARCHE als een gewone lijst. De bevestigingsmail zet de ingevulde gegevens zelf in de tekst, en de volledige deelnemerslijst komt er met één klik als Excel uit. Eenmalige campagnes kregen hetzelfde recept: een formulier voor vijftien jaar ARCHE in 2024, een inschrijving voor een webinar over het ethanolconsortium.

Een formulier op een publieke site is een magneet voor bots. Daarom zit er achter elk formulier op deze site een reeks controles: een verborgen veld dat een mens nooit invult, een ondertekende tijdslimiet die te snelle inzendingen weert, een inhoudsfilter en een snelheidsbegrenzer per bezoeker. Niets waar de bezoeker iets van merkt, alles waar de spammer op stukloopt.

Soms moet een hele pagina achter slot. Voor de pre-consortia rond PT11-12 (actief chloor) en rond ethanol maakten we afgeschermde ruimtes: een gewone pagina met de volledige pagina-opbouw, maar met een eigen gebruikerslijst die ARCHE zelf beheert. Wie inlogt, wordt gelogd. Zo weten ze wie welk document gezien heeft, zonder dat er een extranet of een tweede platform bij komt kijken.

Consortiumbeheer is trouwens een vak apart bij ARCHE: het zusterbedrijf ARCHE Consortia doet niets anders. Die site draait op dezelfde codebasis als deze, in het Engels, een pak compacter. Eén bouwdoos, twee huizen.

Onderaan het contactformulier en op een eigen nieuwsbriefpagina kan je je inschrijven. Die inschrijving gaat rechtstreeks naar Mailchimp: bestaat het adres al, dan wordt het bijgewerkt in plaats van gedupliceerd, en elk adres krijgt het label WebsiteNewsletter, zodat ARCHE achteraf ziet waar iemand vandaan komt.

Sinds 2026 zien ze ook hun eigen bezoekcijfers, in een klein dashboard dat we apart bouwden. Geen cookies, geen trackers, alleen de cijfers die ze nodig hebben — inclusief hoe vaak het contactformulier verstuurd werd. En bij de jaarwisseling krijgt de site een eigen nieuwjaarspagina met video en roterende wensen. Want ook een adviesbureau voor chemische regelgeving mag eens zwaaien.

Zo’n site waar de klant alles zelf in handen heeft, bouwden we ook voor Netwerk tegen Armoede en MethodiekFabriek. Bij ARCHE staat het al sinds 2023 te draaien, en onderaan elke pagina staat er nog altijd, klein: launched by Major Tom.