Een website met zwarte gordel

In 2019 bouwden we de vorige website van Judoclub Gent-Drongen. Zeven jaar en honderden tornooiverslagen later was die klaar voor een hogere graad.

Want een judoclub is geen brochure. Er wordt elke week getraind, gevochten, gewonnen, gevallen en weer rechtgestaan — en iedereen wil het weten: ouders, grootouders, trainers en de judoka’s zelf. De vraag was dus niet zomaar een nieuwe site, maar een plek waar de club zelf leeft. Waar leden meepraten en nieuws schrijven, zonder dat het bestuur er een voltijdse job bij krijgt.

Hajime.

De oude WordPress-site zat vol geschiedenis, en die ging integraal mee: meer dan 900 berichten sinds 2011, elk met datum, categorie, foto’s en galerijen, plus 87 fotoalbums met ruim 7.000 foto’s. Filter op resultaten, competitie of jeugd, of kies een jaartal en blader terug naar je allereerste tornooi.

Onder elk bericht kan je nu reageren en hartjes geven. Een kampioen in de kijker zetten was nog nooit zo makkelijk.

Het hart van de nieuwe site is een ledensysteem met graden, net als op de mat. Iedereen kan een account maken, maar pas na een bevestiging van het e-mailadres. Een moderator tagt wie echt bij de club hoort: vanaf dan staan reacties meteen online en kan je foto’s delen in de albums. Clubnieuws schrijven is nog een apart recht, per persoon toegekend.

Ouders en fans krijgen een eigen label. Ze praten gewoon mee, maar hun reacties gaan eerst langs het nazicht. In een club met veel kinderen op de foto’s ben je daar nooit te voorzichtig in — daarom worden foto’s bij het uploaden ook meteen verkleind en ontdaan van hun metadata, GPS-locatie inbegrepen.

Na een tornooi wil iedereen het verslag lezen. Maar wie het moet schrijven, zit op dat moment met een uitgeputte judoka en een zak frieten in de auto. (Op de passagiersstoel, beloofd.)

Dus kreeg de schrijfpagina een knop: ✨ Verfraai met AI. Tik je verslag zoals het uit je duimen komt — zonder hoofdletters, met drie uitroeptekens — en Claude, het AI-model van Anthropic, maakt er een vlot clubbericht van, titel inbegrepen. De spelregels zijn streng: namen, uitslagen en gewichtsklassen worden exact overgenomen, er wordt niets verzonnen, en het klinkt als een Vlaamse judoclub in plaats van een persbericht.

Niet tevreden? Eén klik op Terug naar mijn tekst en je eigen versie staat er weer.

De mens heeft het laatste woord. Een verfraaid bericht gaat nooit rechtstreeks online. Het schuift in de wachtrij van de moderatie, met een opvallend label: met AI verfraaid — check de feiten. Elke oproep wordt gelogd, kost inbegrepen, en per persoon kan het twintig keer per dag: genoeg voor een drukke tornooidag, te weinig om er een roman mee te schrijven.

Moderatoren zijn vrijwilligers, geen callcenter. Daarom stuurt de site geen mail bij elke nieuwe reactie. Eén keer per dag, ’s ochtends, krijgen ze één overzicht: wie er nog beoordeeld moet worden en welke berichten, reacties en albums wachten. Is er niets? Dan komt er ook niets.

Op de moderatiepagina handel je alles af met één knop per persoon: tag als clublid, label als ouder, geef schrijfrecht of schors wie zich niet gedraagt. Een dashboard toont wie er meedoet en hoe actief het is — zodat het bestuur ziet dat de club online even levendig is als op de mat.

De club houdt haar agenda al jaren bij in Google Calendar, en dat blijft ze gewoon doen. De site leest die agenda rechtstreeks in, met herhalingen, trainers en locaties, en vist de wedstrijden en evenementen tussen de honderden trainingen uit. Niets dubbel invoeren, niets dat verloopt.

En voor wie de weg zoekt: één kaart met de drie dojo’s, een routeplanner in één tik, en voor de zaal op de Artevelde-campus — die je anders gegarandeerd niet vindt — een plannetje.

Clubleden vullen zelf de fotoalbums aan; nieuwe albums wachten eerst op nazicht. Wie een bericht schrijft, kiest foto’s met voorbeelden en zet met één tik het focuspunt van de omslagfoto. De nieuwsbrief-inschrijving loopt met dubbele opt-in rechtstreeks naar Mailchimp. En de testomgeving zit achter een wachtwoord, met een gele balk die zo onmiskenbaar is dat niemand per ongeluk op de verkeerde site staat te juichen.

Een site die aanvoelt als de club zelf: warm en open, met een stevige discipline achter de schermen. Leden praten mee, verslagen schrijven zich bijna vanzelf, en het bestuur houdt het overzicht met één mail per dag.

Ippon.