Online Registrations — event-registratieplatform

Meet U There is een Brussels congresbureau dat sinds 2011 events organiseert voor een veeleisend publiek — internationale conventies en congressen voor onder meer de farma- en chemiesector en Europese instellingen. Elk van die events heeft een eigen inschrijving nodig, en die inschrijvingen lijken zelden op elkaar: andere registratietypes en tarieven, een eigen programma met sessies, hotelboekingen, online betaling, badges en meertalige communicatie.

Vroeger werd zo goed als elk event apart in elkaar gezet. Dat was traag en duur, de resultaten waren inconsistent, en de gegevens raakten verspreid over losse tools en spreadsheets. De vraag aan Major Tom: bouw één platform waarmee Meet U There elk event razendsnel online zet — telkens in de huisstijl van dát event — en waarmee ze de volledige levenscyclus van een inschrijving vanaf één plek beheren.

De echte moeilijkheid zat niet in één groot scherm, maar in het verzoenen van drie eisen die elkaar tegenwerken:

• Elk event is anders — types, prijzen, deadlines, sessies, hotels, talen en betaling verschillen telkens, en tóch moet het formulier aanvoelen als de eigen site van de klant.
• De volledige lifecycle in één systeem — inschrijven, betalen, hotels, badges, mailings én exports, in plaats van een handvol losgekoppelde tools.
• Zelf te beheren — Meet U There moet elk formulier zélf kunnen samenstellen en bijsturen, zonder dat er per event een ontwikkelaar aan te pas komt.

In plaats van per event een nieuwe applicatie te bouwen, maakten we één form-engine: één gedeelde template en één controller die elk formulier renderen dat in het beheerpaneel wordt samengesteld. De organisator stelt een event samen uit herbruikbare bouwstenen — een meerstaps-wizard met secties als profielcode, persoonsgegevens, registratietypes, agenda, hotelboeking, bevestiging en betaling — en de engine doet de rest.

Onder de motorkap koppelden we het gebruiksvriendelijke paneel van een flat-file-CMS (Kirby) aan een relationele MySQL-laag die de inschrijvingen, betalingen en logs op schaal aankan. Huisstijl, prijzen, beschikbaarheid en betaalinstellingen zijn per event configureerbaar; betalingen lopen via Stripe en communicatie via SendGrid.

Dit is de kern van het platform. Dezelfde engine bedient tientallen totaal verschillende events, omdat álles wat een event uniek maakt in de configuratie zit — niet in de code. De organisator vult in het paneel de registratietypes, de agenda, de hotels en de huisstijl in; de engine leest die configuratie en rendert er een volledig gebrande wizard mee, verwerkt de inschrijving en start betaling, bevestiging, badge en export. Onderstaand schema toont dat verband vereenvoudigd.

Niet elk event werkt op dezelfde manier, dus het platform kent drie manieren om aan een formulier te beginnen: met een persoonlijke code uit een uitnodiging (die het formulier meteen voorvult en aan de juiste persoon koppelt), met een gedeelde toegangscode per registratietype — handig voor een volledige delegatie of een partnerbedrijf — of volledig open zonder code voor publieke events. Telkens krijgt de deelnemer precies het juiste formulier te zien.

Zo ziet een inschrijving eruit voor de deelnemer: een heldere, stapsgewijze wizard, volledig in de huisstijl van het event. De beelden hieronder zijn naar de echte schermen gemodelleerd, met dummydata.

De formulieren denken mee. Gegevens uit een persoonlijke uitnodiging staan vooringevuld en vergrendeld, zodat niemand per ongeluk andermans inschrijving overschrijft. Het btw-nummer wordt live gevalideerd, en velden verschijnen of vergrendelen afhankelijk van het gekozen registratietype — een partnerveld dat opduikt, een bedrijfsveld dat verplicht wordt. Zo blijft het formulier kort en klopt de data die binnenkomt.

Bij events met een programma stelt de deelnemer zijn eigen agenda samen: plenaire sessies, tracks, workshops en side-events. Optionele onderdelen dragen een supplement, en sessies met beperkte capaciteit tonen live hoeveel plaatsen er nog zijn. Het beeld hieronder toont exact dezelfde engine, maar een ander event — de rode huisstijl komt volledig uit de configuratie.

Overnachten regelt de deelnemer in dezelfde flow. Per event stelt de organisator de hotels, kamertypes en prijzen in; het formulier toont de beschikbaarheid live per nacht en laat de deelnemer zijn kamers meteen mee boeken met de inschrijving. Geen apart hotelplatform, geen dubbele administratie.

De laatste stap vat alles samen — registratietype, programma, partner, hotel en het totaalbedrag met btw — en laat de deelnemer veilig met de kaart betalen via Stripe. Factuur en bevestigingsmail belanden meteen in de mailbox, en elke inschrijving krijgt een unieke code waarmee ze later nog te bewerken is.

Al die formulieren bouwt en beheert Meet U There zelf in een vertrouwd beheerpaneel. De sterkste troef: de formulierbouwer. De volledige wizard wordt hier stap voor stap samengesteld — slepen om te herordenen, stappen aan- of uitzetten, herbruikbare secties invoegen. Openings- en sluitdata, de bevestigingsmail, de betaling en de huisstijl staan er pal naast. Een nieuw event opzetten is een kwestie van configureren, niet van ontwikkelen.

Elke inschrijving komt binnen in een doorzoekbaar overzicht per event: type, extra's, betaalstatus en inschrijfstatus in één oogopslag, met kerncijfers bovenaan en telkens één klik naar een export. Geen zoekwerk in mailboxen of spreadsheets — de organisator ziet in realtime waar het event staat.

Vanuit hetzelfde paneel stuurt Meet U There gerichte mailings. Eén bericht met persoonlijke tags als [name] en [pkregid] gaat naar een precies afgebakende doelgroep — bijvoorbeeld alle betaalde delegates, maar niet wie nog niet betaalde. De verzending loopt via SendGrid: gepersonaliseerd, meertalig, ontdubbeld en gelogd.

Elke inschrijving krijgt automatisch een persoonlijke QR-badge. Aan de deur scant het onthaal die badge en checkt de deelnemer live in, met een duidelijk overzicht van wie er al binnen is. Dezelfde gegevens voeden de deelnemers- en aanwezigheidslijsten — steeds correct en meteen printbaar.

Kirby als flat-file-CMS voor het beheer, uitgebreid met een relationele MySQL-laag voor inschrijvingen, betalingen en logs. Eén gedeelde template en één controller vormen de form-engine die elk formulier rendert en elke inzending verwerkt — server-rendered PHP met gerichte AJAX voor herlaad-vrije stappen. Betalingen via Stripe (per event een eigen account en factuurnummering), transactionele en bulk-e-mails via SendGrid, QR-badges via Endroid en exports via PhpSpreadsheet. Custom panelvelden brengen agenda-, accommodatie- en deelnemerkeuzes leesbaar in het beheer. Draait op managed hosting.

• CMS als applicatieplatform — een flat-file-CMS omgevormd tot een configureerbare inschrijvingsmotor met de schaal en integriteit van een echte database.
• Eén engine, elk event — één template en één controller renderen elk in het paneel samengesteld formulier, volledig in de huisstijl van dat event.
• Herbruikbare secties — profielcode, persoonsgegevens, registratietypes, agenda, hotelboeking, bevestiging en betaling als losse, per event instelbare bouwstenen.
• Slimme, per-type logica — vooringevulde en vergrendelde velden per registratietype, live btw-validatie en voorwaardelijke velden.
• Live beschikbaarheid & prijzen — plaatsen, kamers en sessies met realtime tellers en vroegboektarieven.
• Betaling, badges & communicatie geïntegreerd — Stripe met facturatie, QR-badges met live check-in, en geautomatiseerde meertalige mails, ontdubbeld en gelogd.